Dataskyddsombud
Introduktion
Krav på dataskyddsombud? Vi löser det!
Ett dataskyddsombuds primära uppgift är att säkerställa dataskyddsförordningens efterlevnad. Uppdraget kan delas upp i sex huvuduppgifter. Att informera om ändringar/nyheter som berör en personuppgiftsbehandling. Att utföra kontroller av verksamheten. Att ge råd rörande GDPR. Att samarbeta med IMY i ärenden som rör GDPR. Att vara kontaktperson vid utredningar samt att kunna bedöma risker och prioritera arbete, exempelvis genom en risk -och konsekvensanalys.
Det här kan vi testa
Secify som externt dataskyddsombud
För att etablera ett välfungerande efterlevandsarbete arbetar vi utifrån ett systematiskt arbetssätt som vi oftast gestaltar genom ett så kallat årshjul. Syftet är att genom återkommande åtgärder och granskningar kunna påvisa ett systematiskt efterlevnadsarbete. Vi förstår att alla verksamheter ser olika ut och har olika behov. Därför strävar vi att genom tydlig kommunikation och transparens, utforma ett tjänsteupplägg som dels möter era verksamhetsspecifika krav kopplat till dataskydd och samtidigt speglar er ambitionsnivå med ert dataskyddsarbete.
Några av våra kunder
Vad säger lagen?
Extern rådgivning
Ett flertal organisationer har krav på sig att utse ett dataskyddsombud. Dessa organisationer kan vara privata vårdgivare, fackförbund, teleoperatörer, banker, försäkringsbolag, säkerhetsföretag samt företag som bedriver kollektivtrafik och behandlar reseuppgifter om sina resenärer, varav samtliga har följande gemensamt:
- att regelbundet, systematiskt och i stor omfattning övervaka enskilda personer.
- att i stor omfattning behandla känsliga personuppgifter (dvs. uppgifter om hälsa, genetik, sexualliv, sexuell läggning, etiskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening) eller uppgifter om brott.
Arbetsrutiner
Vad gör ett dataskyddsombud?
Ett dataskyddsombud – på engelska även känt som Data Protection Officer eller DPO – är en roll som har inrättats enligt Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Personen som blivit tilldelad rollen ska övervaka och främja efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen inom en organisation.
Här är några av de huvudsakliga uppgifterna för ett dataskyddsombud:
- Övervakning och rådgivning: Ansvarar för att övervaka organisationens efterlevnad av dataskyddslagstiftningen, inklusive GDPR. De ger råd och vägledning till organisationen och dess anställda för att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med lagstiftningen.
- Utbildning och medvetenhet: Kan ansvara för att organisera utbildningar och workshops för att höja medvetenheten om dataskydd och GDPR bland organisationens anställda. Det kan inkludera att informera om rättigheter och skyldigheter, datahanteringsprinciper och hur man hanterar incidenter som involverar personuppgifter.
- Hantering av förfrågningar: Kontaktpunkt för både interna och externa parter som har frågor eller förfrågningar om dataskydd. De svarar på frågor om behandling av personuppgifter, rättigheter enligt GDPR och hanteringen av eventuella incidenter eller dataintrång.
- Register över behandlingsaktiviteter: Hjälper till att upprätta och underhålla register över behandlingsaktiviteter inom organisationen. Detta innebär att dokumentera vilken typ av personuppgifter som behandlas, syftet med behandlingen, rättslig grund, eventuella mottagare av uppgifterna och hur länge de kommer att lagras.
- Incidenthantering: Bistår vid hantering av dataincidenter och dataintrång. De hjälper till att utreda och rapportera incidenter enligt de lagstadgade skyldigheterna och samarbetar med relevanta myndigheter vid behov.
- Samarbete med tillsynsmyndigheter: Kontaktpunkt för integritetsskyddsmyndigheten och samarbetar med dem vid behov. De bistår vid utredningar och eventuella revisioner av dataskyddspraxis inom organisationen.
Ansvarsområdena varierar beroende på organisationens storlek, verksamhet och arten av den personuppgiftsbehandling som utförs.
Vem kan vara dataskyddsombud?
Enligt Europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) kan en organisation utse en intern eller extern person som dataskyddsombud (DSO). Det kan vara en anställd i organisationen eller en extern konsult. Här är några kriterier för dataskyddsombud:
- Professionell kompetens: Utsedd person bör ha tillräcklig kunskap om dataskyddslagstiftningen och praxis för att kunna fullgöra sina uppgifter. Det kan vara juridisk kompetens eller teknisk kunskap, beroende på organisationens behov.
- Oberoende: ett DSO bör kunna utföra sina uppgifter oberoende och utan påverkan från organisationens ledning. De ska inte få instruktioner om hur de ska utföra sina uppgifter och bör ha skydd mot uppsägning eller bestraffning för att utföra sitt arbete.
- Resurser: En DSO bör ges tillräckliga resurser, inklusive tid, personal och utbildning, för att kunna fullgöra sina uppgifter på ett adekvat sätt.
- Kontakt: En DSO bör vara tillgänglig för både den personuppgiftsansvariga och de registrerade för att svara på frågor och ge råd om dataskyddsfrågor.
Inte alla organisationer är skyldiga att utse ett dataskyddsombud enligt GDPR. Det beror på olika faktorer, som exempelvis organisationens storlek och typen av
behandling av personuppgifter som utförs
Frågor och svar
Här finns svar på de vanligaste frågorna kopplat till dataskydd. Har du en fråga som inte finns med? Använd kontaktformuläret lite längre ner på sidan.
Nej inte nödvändigtvis. Personen kan vara anställd på företaget, men funktionen kan även fyllas av en extern part, tex en konsult.
Nej, det finns inga uttryckliga krav i lagen på att dataskyddsombudet måste ha en juristexamen. Dock måste personen ha god kunskap om dataskydd, bra sakkunskaper om verksamheten och tillräckliga resurser för att kunna utföra sitt uppdrag.
ja, i teorin, men personen ska kunna arbeta självständigt och oberoende, utan att bli påverkad av andra inom organisationen. Det är därför viktigt att personen som utses inte har arbetsuppgifter som kan påverka dataskyddsarbetet på ett negativt sätt
Det är möjligt inom koncerner och även för fristående företag. Det som krävs är att personen som utses ska kunna lägga ned de resurser som krävs för att nå upp till det som föreskrivs i GDPR:s artiklar. detta gäller även för offentliga organisationer
Exempel på arbetsuppgifter:
- ge råd om konsekvensbedömningar
- vara kontaktperson för oss på IMY
- vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen
- samarbeta med IMY, till exempel vid inspektioner.
Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga eller hos personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsansvarig får heller inte bestraffa personen för att ha utfört sina arbetsuppgifter.
Till skilland från en DPO, har DPM en mer operativ roll.
Det externa ombudets fördelar är att personen oftast har med sig kompetens från flera organisationer och kunskap om gällande praxis. Ett externt ombud är inte heller bunden av någon plats i organisationshierarkin och riskerar inte att bli begränsad i utövningen pga detta.
Nej, objektivitet är viktigt i uppdraget. Det är till exempel inte lämpligt att personen sitter i organisationens ledning eller är med och fattar strategiska beslut om kärnverksamheten som omfattar personuppgiftsbehandling.
Ja, en grupp kan agera gemensamt, dock krävs det alltid en utsedd kontaktperson.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Ja, faktum är att tillsynsmyndigheten IMY, uppmuntrar samtliga organisationer att tillsätta ett. Detta för att lättare kunna kommunicera vid behov med tillsynsmyndigheten, samt för att organisera arbetet med dataskydd.
Det korta svaret är ja. Organisationer som enligt lag är förpliktade att ha ett (exempelvis myndighetsorgan, eller samhällsviktiga aktörer), kan motta sanktioner om de inte anställt alternativt implementerat en funktion för rollen.
nej alla organisationer behöver inte enligt lag ha ett dataskyddsombud, men nästan alla måste följa GDPR. Det kan därför vara till stort värde för en verksamhet att ha någon som säkerställer att fördordningen följs.
