Case: Naturvetarna

Vårt säkerhetsarbete görs i slutändan för hela samhället

Naturvetarna är Sveriges största fackliga organisation för naturvetare och ingår i SACO. Där arbetar man för visionen att naturvetare skapar världens framtid. I praktiken visar detta sig genom att medlemmarna jobbar, och skapar samhällsnytta, inom allt från medicin till klimat, och allt däremellan. Erik är chef för verksamhetsstöd, där funktioner såsom IT, ekonomi, HR, etc ligger.

Naturvetarnas utmaningar är samhällets utmaningar

Som facklig organisation påverkas Naturvetarna ständigt av samhällets utmaningar, och det vi alla står inför. Klimat, säkerhetshot, energiomställning, och kompetensförsörjning är alla exempel på utmaningar som är centrala för naturvetare, och därmed i förlängningen för Naturvetarna.

fackligt medlemskap anses som särskilt känsliga uppgifter

Vardagen innebär att leva med dessa utmaningar, men centralt är att medlemmar har förutsättningarna som krävs för att göra sitt samhällsviktiga arbete, ex. att rätt kollektivavtal finns.

Nu och framgent är integritetsfrågor särskilt viktigt för Naturvetarna, eftersom fackligt medlemskap anses som särskilt känsliga uppgifter. För att arbetet ska funka behövs fungerande system, rutiner och processer runt hanteringen av personuppgifter.

– Det här är en central fråga för Naturvetarnas förtroende, och det är jätteviktigt ur ett dataskyddsperspektiv att detta fungerar, säger Erik. Man ska som medlem kunna känna sig helt trygg med vår hantering av personuppgifter.

Dataskyddsarbete började med en gedigen analys

För Naturvetarna började en insikt ta form för några år sen; man behövde ta ett omtag om dataskyddsarbetet. En känsla av att hela tiden ligga lite efter och inte komma ikapp, aldrig bli färdiga, gjorde att man valde att ta in experter för att göra en fullödig dataskyddsanalys.

– Dataskyddsanalysen var ingången i samarbetet med Secify, berättar Erik. Vi hörde att flera kollegor i branschen arbetade med Secify och tog kontakt för att påbörja ett samarbete kring ett systematiskt arbete.

Den kompetens, enkelhet och flexibilitet som Secify står för gör att vi fortsätter välja er.

Nu har samarbetet övergått i en Dataskyddsombuds-tjänst, med den här analysen som en basplatta i det dataskyddsarbetet.

– Vi uppskattar verkligen den här relationen. Vi känner att vi har strukturerat och systematiserat arbetet på ett sätt som vi annars inte hade kunnat, vilket ger en trygghet för oss. Den kompetens, enkelhet och flexibilitet som Secify står för gör att vi fortsätter välja er.

Ta in hjälp för att få såväl nya perspektiv som tempo

Att arbeta med informationssäkerhet i allmänhet och dataskydd i synnerhet känns för många komplicerat. Erik menar att en bra lösning ofta kan vara att ta in stöd utifrån för att få nya perspektiv och zooma ut lite.

– Naturvetarna hade inte åstadkommit dessa resultat inom ramen för vår egna organisation. Vi behövde dels få hjälp med en tydlig beskrivning av nuläget, men även efter det få hjälp att utföra de actions som trillade ut.

Erik utvecklar:
– Jag märkte ganska tidigt när vi började arbeta tillsammans, att trots att det är ganska skarpa och tuffa krav så var Secify noga med att beskriva att det här är görbart. Det är en del som behöver göras, men det måste inte göras särskilt svårt.

Resultatet är för medlemmarna – även om det inte syns

Med den systematik och struktur som nu finns på plats menar Erik att det finns flera konkreta resultat internt och i relation till medlemmarna. Detta är dock inte nödvändigtvis något medlemmarna känner till – eftersom när allt flyter som det ska så ska det just inte märkas.

Den trygghet som nu finns innebär en bättre och mer effektiv relation till alla medlemmar.

– Om någon ex. vill radera sina personuppgifter så vet alla nu exakt hur man ska gå tillväga.
– Dessutom har vi sett monetära fördelar; vi har effektiviseringar i hela kedjan, vilket kapar tid och resurser och slutändan påverkar det förstås också våra medlemmar.

Eriks tips för ett enklare dataskyddsarbete

• Börja med ett nuläge, även om det är på enklaste sätt. Håll dig sen till planen som trillar ut, och prioriteringen – var hårda mot er själva.
• Det handlar om människor; lägg mycket tid på att skapa förståelse för de som behöver den. Krångla inte till det för dem – då blir det ännu svårare.
• Hitta sätt att samarbeta med tekniken. Exempelvis kan man sätta upp teknik som minimerar val, och därmed minimerar misstag.