Introduktion
De fem vanligaste bristerna vi ser inom dataskydd
Allt fler individer blir medvetna om vikten av att skydda sin integritet och sin egen data. I takt med att organisationer digitaliserar sina processer alltmer, och därmed utför allt fler personuppgiftsbehandlingar, kommer dataskyddsarbetet att fortsätta vara en kritisk funktion för organisationer. Trots detta visar undersökningar att många företag brottas med att upprätthålla höga standarder för dataskydd. Vi har identifierat fem kärnområden som är bland de mest kritiska inom en organisations dataskyddsarbete, samtidigt som bristerna är mest utbredda.
1.Bristande kontroll över verksamhetens behandlingsaktiviteter
Det första steget mot effektivt dataskydd är att ha fullständig insyn och kontroll över alla behandlingsaktiviteter, dvs då ni behandlar personuppgifter på något sätt. Detta utgör basen i ett dataskyddsarbete.
Ett behandlingsregister är inte bara ett lagkrav utan också en kritisk resurs för riskhantering. Det ska detaljerat dokumentera syftet med att behandla datan, behandlingens laglighet, datatyper, och vem som har tillgång. Detta register kräver kontinuerlig uppdatering och granskning, särskilt när nya dataströmmar introduceras eller när befintliga processer ändras. Det fungerar som ryggraden i ett företags dataskyddsstrategi, möjliggör snabb åtgärd vid potentiella risker och säkerställer compliance.
2. Bristande dataskydd vid upphandlingar
När nya tjänster eller produkter ska upphandlas, är det kritiskt att inkludera dataskydd redan från start. En genomtänkt upphandlingsprocess bör kräva att potentiella leverantörer klarar en dataskyddsbedömning innan man skriver kontrakt.
Processerna vid upphandling bör inkludera att utföra en dataskyddskonsekvensbedömning (DPIA) och konsekvensbedömning vid tredjelandsöverföring (TIA), vilka båda identifierar och mitigerar risker.
Genom att ställa dataskyddskrav tidigt i processen kan företag förhindra framtida komplikationer och säkerställa att leverantörerna uppfyller nödvändiga standarder. Detta steg är avgörande för att minimera risker och skydda företagets rykte och ekonomi
3. Bristande leverantörsuppföljning
En robust leverantörsuppföljningsprocess är avgörande och blir dessutom allt viktigare i takt med att leverantörskedjor utmanas mer. Denna process bör omfatta regelbunden granskning av leverantörernas dataskyddspraxis och säkerhetsarbete. Viktigt är att inkludera kontinuerlig revision av avtal för att säkerställa att de inkluderar bindande dataskyddsåtaganden. Detta bör kompletteras med en process för regelbunden feedback och förbättring. Att inkludera hela leverantörskedjan i denna process är kritiskt, eftersom en enda svag länk kan kompromettera hela integriteten för hela ekosystemet.
4. Obegränsade behörigheter
Behörighetskontroll är kritiskt i dataskyddsarbetet. Det är avgörande att endast behörig personal får tillgång till känslig information. Detta kräver skapandet av omfattande behörighetsprofiler som speglar varje anställds roll och ansvar. En välstrukturerad on- och off boarding-process säkerställer att tillgångar och information endast är tillgängliga för aktuella anställda. Denna process bör även inkludera regelbunden utbildning och uppdateringar om dataskyddsprinciper för att säkerställa att alla medarbetare är medvetna om sin roll i att skydda företagets data.
5. Bristande medvetenhet
Slutligen är utbildning och medvetenhet om dataskydd grundläggande för att skapa en dataskyddskultur inom organisationen. Regelbunden, riktad utbildning bör täcka alla nivåer i organisationen och anpassas efter specifika roller och riskområden. Detta bör inte vara en engångshändelse utan en löpande process som inkluderar scenario-baserad träning, workshops och regelbundna uppdateringar om lagändringar, processer, påminnelse om rutiner, etc. Att skapa en kultur där varje anställd känner till och accepterar sitt ansvar för dataskydd stärker organisationens dataskydd avsevärt.
Att arbeta med dessa områden kräver en sammanhållen strategi och ett löpande förbättringsarbete.
Ett bra ramverk eller ledningssystem utgör en viktig bas, och sedan bör man addera rutiner och verktyg såsom tekniska tester för att skydda system och liknande
Genom att förstå och åtgärda dessa vanliga brister kan företag inte bara undvika potentiella sanktioner utan också bygga ett starkare förtroende hos sina kunder och partners.
