Minskad skada och effektiv återställning
Föreställ dig att du sitter på kontoret när allt plötsligt börjar krångla – mejlen slutar fungera, affärssystemet hänger sig, och alla program låser sig. Telefonerna ringer hos kollegorna, kunderna är otåliga och väntar på svar. Ingen vet riktigt vad som har hänt, och stressen sprider sig. Vad gör du nu?
När en IT-störning slår ut viktiga system, vare sig det handlar om en serverkrasch, en misslyckad uppdatering eller en cyberattack, påverkas verksamheten. Utan en plan för sådana situationer kan det vara svårt att få allt på rätt köl igen. Här är kontinuitetsplanen (Business Continuity Plan) och återställningsplanen (Disaster Recovery Plan) viktiga. De ger trygghet och förbereder er så att ni kan agera snabbt när något drabbar verksamheten.
Här går vi igenom fyra enkla steg för att hjälpa ditt företag att hantera IT-problem och minska skadorna.
Steg 1: Gör en affärsrisksanalys
För att skapa en kontinuitets- och återställningsplan är det första steget att lista vilka delar av verksamheten som är kritiska. Genom att göra en affärsrisksanalys (Business Impact Analysis) får ni en tydlig bild av vad som måste fungera för att företaget ska kunna fortsätta som vanligt. Det kanske låter svårt, men det kan göras av vem som helst som har insyn i företaget, och om ni är ett större företag blir det enklast om ni gör det tillsammans.
Gå igenom vilka arbetsmoment ni inte kan vara utan, hur länge ni klarar er utan dem, och vilka konsekvenser ett avbrott kan ha. Lista sedan möjliga risker och uppskatta hur stor sannolikheten är att risken inträffar samt lista vilka konsekvenser är om det inträffar. Denna genomgång hjälper er att prioritera vad som är viktigast att skydda och vilka alternativ ni kan ha i beredskap.
Steg 2: Gör en kontinuitetsplan för att hålla verksamheten igång
En kontinuitetsplan hjälper er att fortsätta bedriva verksamheten, även om vissa system skulle gå ner. Här handlar det om att ha alternativ redo för olika hinder.
Några exempel:
- Om betalsystemet slås ut: Kan ni fakturera eller ta emot Swish som tillfällig lösning?
- Om intranätet eller bokningssystemet inte fungerar: Kan ni kontakta kunderna på annat sätt för att undvika missförstånd?
Gå igenom olika möjliga situationer och dokumentera lösningar i kontinuitetsplanen. Vissa resurser kan vara svåra att ersätta och bör därför prioriteras särskilt i incidenthanterings- och återställningsplanen, så att ni vet vilka delar som måste lösas snabbt om de påverkas.
Steg 3: Skapa en återställningsplan
Återställningsplanen (Disaster Recovery Plan) är till för att snabbt kunna hantera en stor störning och få verksamheten tillbaka till normalläge. Med en bra återställningsplan kan företaget minimera skadorna, komma igång snabbt igen och återställa systemen.
Några viktiga delar i en återställningsplan är:
- Incidenthantering: Vem i företaget ska agera vid en incident? Se till att alla vet sin roll.
- Kommunikationsvägar: Ha tydliga och säkra sätt att kommunicera, både inom företaget och med kunder och leverantörer. Alla som påverkas ska få relevant information.
- Backup-strategi: Ha backupsystem som är säkra och separata för att skydda viktig data och göra det enkelt att återställa.
- Återställningsmål: Sätt upp ett mål för hur snabbt ni ska kunna vara igång igen och bestäm hur mycket data som kan gå förlorad utan att det påverkar företaget för mycket.
- Rapport och lärdomar: Använd en mall för att dokumentera vad som hänt och hur ni hanterade det. Analysera för att förbättra rutiner och minska risker i framtiden.
För att planen ska fungera behöver ni också öva på den regelbundet och utbilda alla i företaget. Se över planen då och då så att den alltid är aktuell.
Steg 4: Testa, uppdatera och utbilda regelbundet
Planerna är inte till mycket nytta om de inte testas och uppdateras regelbundet. Genom att öva på olika incidenter kan ni upptäcka svagheter och se till att alla vet vad de ska göra när något händer.
Genom att lägga tid och resurser på att skapa och underhålla en kontinuitetsplan och en återställningsplan kan ditt företag vara bättre rustat när något oväntat inträffar. Ett väl förberett företag har större chans att minska skadorna och komma igång snabbt igen, vilket kan vara avgörande för företagets fortsatta framgång.
